■プライバシーマークの取得

　日本株主データサービス株式会社は、2010年7月22日に一般財団法人日本情報経済社会推進協会よりプライバシーマークの付与認定を受けました。
　プライバシーマークは、同協会の運営する「プライバシーマーク制度」に基づき、 個人情報の取扱いについて適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者に対して付与されるものです。

■日本株主データサービス株式会社の個人情報保護方針

　日本株主データサービス株式会社（以下「当社」といいます。）は、証券代行業務における株主名簿管理および特別口座管理にかかる事務の受託会社として当社の業務で取扱う個人情報、個人番号および特定個人情報（以下、個人番号および特定個人情報を「特定個人情報等」といいます。）について、その紛失・改ざん・漏えい等を防止し、保護を図る観点から下記の方針を定め、これを遵守します。
　また、本方針にもとづき、個人情報保護のための諸規定を定め役員および社員全員に周知徹底するなど、個人情報の適切な管理に万全を尽くします。

記

1. 関係法令等の遵守

当社は、個人情報の取扱いについて管理責任者を置き、「個人情報の保護に関する法律」、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」、主務官庁のガイドラインやその他の規範を遵守します。

2. 適正取得

当社は、適法かつ公正な手段を用いて個人情報および特定個人情報等を取得します。第三者から間接的に個人情報を取得する場合、提供者が不正に入手した懸念がある個人情報は取得しません。

3. 機微（センシティブ）情報の取扱い

当社は、法令上認められた場合や、業務上不可欠であり本人の同意を得た場合等を除いては、「機微（センシティブ）情報※」（金融分野における個人情報保護に関するガイドラインで定める情報を指し、「個人情報の保護に関する法律」で定める「要配慮個人情報」を含みます。）にあたる個人情報の取得・利用・第三者提供は行いません。

• ※・人種、信条、社会的身分
• ・病歴、保健医療及び性生活
• ・犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実
• ・労働組合への加盟
• ・門地、本籍地
• ・その他本人に対する不当な差別、偏見、その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要する個人情報

4. 利用目的

当社は、個人情報および特定個人情報等を別に定める利用目的の範囲内でのみ利用し、それ以外の目的には利用しません。目的外利用を行わないために、適切な管理措置を講じます。特定個人情報等については、法令で定められた範囲内でのみ利用します。

5. 不適正な利用の禁止

当社は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用しません。

6. 内容の正確性・最新性の確保

当社は、保有する個人情報および特定個人情報等について、正確性を確保し最新の内容に更新するよう努めます。

7. 第三者への提供

当社は、法令上認められた場合や本人の同意がある場合等を除き個人情報を第三者には提供しません。
なお、特定個人情報等につきましては、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律で定める場合を除き、本人の同意の有無にかかわらず第三者に提供しません。

8. 委託

当社は、個人情報および特定個人情報等の取扱いを委託する場合は、個人情報の安全管理が図られるよう、委託先（再委託先以降を含む）を適切に監督します。

9. お問合せ・苦情への対応

当社は別に定める窓口を通じて、個人情報および特定個人情報等の取扱いについてのご質問・ご意見・苦情や内容照会・訂正等のお申出をお受けし、真摯に対応します。

10. 安全管理措置

当社は、取扱う個人情報および特定個人情報等の紛失・改ざん・漏えい等を防止するため、適切な安全管理措置を講じるとともに、必要な是正処置を講じ、個人情報保護に必要な安全管理体制を整備します。

11. 継続的改善

当社は、個人情報および特定個人情報等の保護に関する規定を整備し、日本産業規格JISQ15001に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを確立し、確実に運用するとともに、これらを継続的に見直し、改善に向けての努力を行います。

• 2008年4月1日制定
• 2024年4月1日改正
• 日本株主データサービス株式会社
• 代表取締役社長　菊野　智康

■「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項

当社の業務で取扱う個人情報および特定個人情報等について、以下のとおりご案内いたします。

1. お問合せ窓口について

個人情報保護方針、当社の取扱う個人情報および特定個人情報等に関するお問合せ、ご相談、苦情等につきましては下記までご連絡ください。

• 当社　品質管理部
• 電話番号　　03-3323-8537
• 受付時間　　平日　9:00〜17:00

2. 個人情報の利用目的について

当社は「個人情報の保護に関する法律」等に基づき、個人情報を下記の利用目的の達成に必要な範囲に限定して利用いたします。

1. （1） 委託（注1）を受けた証券代行業務等（株主名簿管理及びその他の株式事務に関する業務）について、委託契約の内容等に従い受託業務を遂行するため
2. （2） 当社業務における、お取引先との諸連絡、ご契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のため
3. （3） 当社役員・社員等の人事管理、雇用管理、諸連絡等のため
4. （4） 採用応募者の採用選考、諸連絡等のため

3. 特定個人情報等の利用目的について

当社は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」）等に基づき、特定個人情報等を下記の利用目的の範囲内においてのみ利用します（番号法で認められている利用目的以外では利用いたしません）

1. （1） 証券代行業務に関する法定書類作成事務の遂行のため
2. （2） 報酬・料金等に関する法定書類作成事務の遂行のため
3. （3） 当社役員・社員に関する法定書類作成事務の遂行のため

4. 当社における安全管理措置について

1. （1）個人情報保護方針の策定および公表

   当社は、個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令等の遵守」「適正取得」「利用目的の範囲内での利用」「第三者への提供の原則禁止」「委託先の適切な監督」「安全管理措置」「継続的な改善」等について、「個人情報保護方針」を策定のうえ、公表しています。

2. （2）個人データの取扱いに係る規律の整備

   当社は、個人データの取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等を適切に管理、記録するために「個人情報台帳」を整備するとともに、責任者・担当者の役割・責任の明示、各段階における適切な取扱方法・手続き等について、個人データの取扱いを含む情報管理に関する社内規定類を整備しています。

3. （3）組織的安全管理措置

   ・個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取扱う社員および当該社員が取扱う個人データの範囲を明確化し、漏えい等の事態、関連法令・社内規定類に違反している事態またはその兆候を把握した場合の管理部署等への報告体制を整備しています。

   ・個人データの適正な取扱い状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署による監査を実施しています。

4. （4）人的安全管理措置

   ・個人データの適正な取扱いに関する関連法令・社内規定類の遵守について、全社員に定期的な研修を実施しています。

   ・個人データについての秘密保持に関する事項および違反時の懲戒事由を就業規則に規定するとともに、個人データの厳格な取扱いについて、全社員から「誓約書」の提出を受けています。

5. （5）物理的安全管理措置

   ・個人データを取扱う区域において、社員の入退室管理及び持込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。

   ・個人データを取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

6. （6）技術的安全管理措置

   ・個人データを取扱う社員および当該社員が取扱う個人情報データベース等の範囲を限定する等、適切なアクセス制御を実施しています。

   ・個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、適切な運用を実施しています。

以　上